Obsługa imprezy plenerowej - Cepeliady 2013
ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
WÓJT GMINY SULMIERZYCE
ul. Urzędowa 1, 98-338 Sulmierzyce
tel. (44) 684 60 54
Zaprasza do składania ofert na wyłączność obsługi imprezy plenerowej organizowanej przez Urząd Gminy Sulmierzyce w zakresie zapewnienia ogródków gastronomicznych i stoisk handlowych.
1. Nazwa, termin i miejsce imprezy
CEPELIADA 2013; 15.06.2013 r.;
Stadion piłkarski LKS Unia Sulmierzyce. ul. Strażacka 12 w Sulmierzycach
2. Zakres obsługi
Wyłoniony Oferent wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty jest uprawniony do promocji swojej firmy poprzez możliwość zapewnienia obsługi gastronomicznej i handlowej w postaci poniższych działań:
a) obsługi gastronomicznej w zakresie:
- dystrybucji piwa w kubkach jednorazowych (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia na sprzedaż alkoholu na terenie Gminy Sulmierzyce),
- dystrybucji produktów z grilla np.: szaszłyków, wędlin itp. w naczyniach jednorazowych,
- dystrybucji innych produktów typu: gofry, lody, popcorn, wata cukrowa, napoje bezalkoholowe itp.
b) obsługi handlowej z zakresu sprzedaży zabawek dla dzieci,
c) zaznacza się, że niedopuszczalna jest sprzedaż fajerwerków oraz sprzedaż wszelkiego typu napojów w butelkach szklanych.
3. Zakres obowiązków oferenta:
a) oferent zobowiązany jest posiadać aktualne pozwolenie na prowadzenie swojej działalności, doświadczenie a także dysponować odpowiednim personelem, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań o których mowa w ogłoszeniu. Ponadto oferent zobowiązany jest zapewnić sprzęt techniczny w ilości nie mniejszej niż:
- rollbar – min. 3 szt.
- miejsca siedzące pod parasolami wraz ze stołami i komplety bawarskie – minimum 200 miejsc
b) dostarczony sprzęt przez oferenta musi być sprawny technicznie
c) oferent zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych i handlowych
d) oferent zobowiązuje się do zachowania czystości obszaru objętego wyłącznością podczas trwania imprezy oraz posprzątanie tego terenu po zakończeniu imprezy
e) oferent zobowiązany jest do ustawienia swoich stanowisk w sposób zapewniający nieblokowanie dróg ewakuacyjnych i zgodnie ze wskazaniami organizatora
f) oferent zobowiązany jest do zabezpieczenia stoisk w zakresie przepisów przeciw pożarowych oraz do przestrzegania wytycznych i obowiązków w zakresie żywienia i podawania żywności zgodnie z wymaganiami Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
g) stoiska oraz sprzęt wystawiony przez oferenta nie mogą budzić zastrzeżeń natury estetycznej
4. Zakres obowiązków organizatora
a) organizator zapewni w trakcie trwania imprezy występy artystyczne na scenie oraz inne atrakcje
b) organizator zapewni dostęp, jak również zapewni ustawienie przenośnych kabin WC
c) organizator zapewni profesjonalną ochronę podczas imprezy
d) organizator nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od niego niezależnych
e) organizator zapewni utrzymanie czystości we wszystkich miejscach nieobjętych wyłącznością w trakcie trwania imprezy i po imprezie
f) organizator zabezpieczy zasilanie w energię elektryczną stoisk
g) organizator imprezy zapewnia wygranej ofercie wyłączność na zadania określone w pkt 2. Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów Wykonawca ustala samodzielnie, biorąc pod uwagę charakter oraz liczebność uczestników imprezy.
5. Oferta powinna zawierać w szczególności:
a) nazwę (firmę) oferenta, jego NIP, adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej
b) prezentację zdjęć/ folderów proponowanych stoisk
c) przedstawienie w ofercie asortymentu produktów proponowanych do podawania na stoisku
d) aktualne pozwolenia wymagane i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa
e) informacje o powierzchni niezbędnej do realizacji z uwzględnieniem długości stoisk rozumianą jako długość stoiska mierzoną od strony obsługi klienta w wyznaczonym ciągu handlowym
f) zobowiązanie się do partycypacji w kosztach organizacji i przekazanie z tego tytułu na rzecz organizatora imprezy (Urzędu Gminy w Sulmierzycach) kwoty powiększonej o kwotę podatku od towarów i usług wg stawek prawem przewidzianych
g) dane osoby upoważnionej do kontaktów z organizatorami imprezy
h) oświadczenie o prowadzeniu zarejestrowanej działalności gospodarczej
i) aktualne atesty i certyfikaty zgodnie z polskimi normami.
6. Kryteria wyboru oferty
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta zakładająca najwyższą partycypację w kosztach organizacji imprezy w korelacji z zaproponowanymi przez oferenta warunkami oferty.
7. Po wybraniu najkorzystniejszej oferty zostanie sporządzona stosowna umowa.
8. Składanie ofert
Oferty należy składać w sekretariacie Urzędu Gminy w Sulmierzycach, 98-338 Sulmierzyce ul. Urzędowa 1 lub za pośrednictwem poczty w terminie do 30.04.2013r.do godz. 13.00.
O terminie wpływu oferty decyduje data wpływu na sekretariat Urzędu Gminy w Sulmierzycach.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30 kwietnia 2013 r. o godz. 13.15. w Sali konferencyjnej Urzędu Gminy w Sulmierzycach.(pokój nr 10).
Szczegółowych informacji można uzyskać w Urzędzie Gminy w Sulmierzycach (pokój nr 27) lub pod nr tel. (44) 684 60 54 wew. 104 lub 530 248 752.
Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferenta bez podania przyczyn.
Organizator zastrzega sobie prawo odwołania konkursu ofert bez podania przyczyn.
Do pobrania:
Zaprosznie do składania ofert - plik pdf